Proiecte Realizate

Experiență în digitalizarea arhivelor pentru diverse sectoare și volume de documente

Am lucrat cu organizații din diverse domenii, de la administrație publică până la companii private, ajutându-le să tranziționeze eficient de la arhive fizice la sisteme digitale moderne. Fiecare proiect a fost adaptat necesităților specifice și a livrat rezultate concrete în eficientizarea managementului documentelor.

Administrație Publică

Digitalizare Arhivă Primărie

Proiect complex de digitalizare pentru o primărie din județul Ilfov care gestiona aproximativ 150.000 de documente administrative acumulate pe parcursul a 20 de ani. Arhiva fizică ocupa un spațiu considerabil și căutarea documentelor necesita ore întregi de muncă manuală.

Provocări:

Volume mari de documente vechi, unele deteriorate, necesitatea accesului rapid pentru răspunsul la solicitări cetățeni, conformitate cu legislația arhivistică.

Soluție Implementată:

Scanare completă a arhivei cu echipamente industriale, indexare pe multiple criterii (tip document, an, departament), implementare sistem DMS cu acces bazat pe roluri, training complet pentru personalul primăriei.

Rezultate:

Timpul de căutare a documentelor redus de la ore la secunde, eliberare spațiu fizic pentru alte utilizări, îmbunătățirea timpului de răspuns la solicitări cetățeni, conformitate completă cu reglementările.

Companie Privată

Sistem Management Documente Corporative

Implementare sistem complet de management documente pentru o companie de consultanță cu peste 100 de angajați. Organizația gestiona contracte cu clienți, rapoarte de proiect și documentație internă dispersată în multiple locații fizice și digitale.

Provocări:

Documente dispersate în birouri diferite, lipsă sistem centralizat, dificultăți în găsirea versiunilor actuale ale documentelor, colaborare ineficientă între echipe.

Soluție Implementată:

Digitalizare arhivă existentă, implementare platformă DMS cloud cu acces mobil, configurare workflow-uri pentru aprobări contracte, sistem de control versiuni și colaborare, integrare cu email și alte sisteme interne.

Rezultate:

Centralizarea tuturor documentelor într-o singură platformă accesibilă de oriunde, îmbunătățirea colaborării între echipe, reducerea timpului de aprobare contracte, eliminarea problemelor cu versiuni multiple ale documentelor.

Sector Medical

Digitalizare Fișe Pacienți Clinică

Proiect de digitalizare pentru o clinică medicală privată care dorea să tranziționeze de la fișele pacienților în format fizic la un sistem digital securizat. Arhiva conținea aproximativ 50.000 de fișe medicale acumulate pe parcursul a 15 ani.

Provocări:

Confidențialitate maximă a datelor medicale, conformitate GDPR strictă, necesitatea accesului rapid la istoricul pacienților, integrare cu sistemul de programări existent.

Soluție Implementată:

Scanare securizată a fișelor în spațiu dedicat, indexare detaliată cu date pacient și tip investigație, implementare sistem DMS medical cu criptare, configurare permisiuni stricte pentru personal medical, proceduri complete GDPR.

Rezultate:

Acces instant la istoricul medical complet al pacienților, îmbunătățirea calității consultațiilor prin acces rapid la informații, conformitate completă cu GDPR, eliminarea riscului de pierdere sau deteriorare fișe fizice.

Cabinet Juridic

Arhivă Digitală Dosare Juridice

Implementare sistem de management documente pentru un cabinet de avocatură cu focus pe organizarea dosarelor juridice voluminoase și facilitarea căutării rapide a precedentelor și documentației relevante pentru cazuri.

Provocări:

Dosare extrem de voluminoase cu sute de pagini fiecare, necesitatea căutării rapide în conținutul documentelor, organizare complexă pe client și tip caz, securitate maximă a informațiilor confidențiale.

Soluție Implementată:

Scanare dosare cu separare automată pe documente individuale, aplicare OCR pentru căutare full-text, structură de clasificare pe client și categorie juridică, sistem de etichete multiple pentru găsire rapidă, backup zilnic automat.

Rezultate:

Reducerea dramatică a timpului de pregătire a cazurilor, căutare rapidă în mii de pagini de documente, îmbunătățirea calității serviciilor juridice prin acces facil la precedente, securizarea informațiilor confidențiale ale clienților.

Experiență în Multiple Sectoare

Am livrat proiecte de digitalizare pentru organizații din diverse domenii

Instituții Publice

Primării, consilii județene, instituții guvernamentale care gestionează arhive administrative voluminoase și necesită acces rapid la documente.

Companii Producție

Organizații industriale cu documentație tehnică extinsă, planuri, specificații și rapoarte de calitate care necesită organizare și acces controlat.

Sector Sănătate

Spitale, clinici și cabinete medicale care digitalizează fișele pacienților și documentația medicală cu cerințe stricte de confidențialitate.

Servicii Juridice

Cabinete de avocatură și notariate care organizează dosare juridice complexe și necesită căutare rapidă în documentație voluminoasă.

Învățământ

Universități, școli și instituții educaționale care digitalizează dosarele studenților, arhivele academice și documentația administrativă.

Servicii Financiare

Bănci, societăți de asigurări și firme de contabilitate care organizează documentația financiară și contractele cu clienții.

Abordarea Noastră în Proiecte

Fiecare proiect de digitalizare este unic și necesită o abordare personalizată. Nu oferim soluții standardizate, ci proiectăm sisteme adaptate exact necesităților și provocărilor specifice fiecărei organizații.

Analiză Detaliată

Înțelegem profund contextul organizației, tipurile de documente, volumele și fluxurile actuale de lucru înainte de a propune soluții.

Soluții Personalizate

Proiectăm arhitectura sistemului digital specific pentru fiecare client, nu aplicăm template-uri generice.

Colaborare Strânsă

Lucrăm împreună cu echipele clienților pe tot parcursul proiectului, încorporând feedback-ul continuu.

Control Calitate Riguros

Aplicăm verificări multiple la fiecare etapă pentru a asigura acuratețea digitalizării și indexării.

Sesiune de planificare proiect digitalizare

Pregătiți să Începeți Propriul Proiect?

Discutați cu echipa noastră despre necesitățile organizației dumneavoastră. Vă oferim o evaluare detaliată și o propunere personalizată pentru transformarea digitală a arhivelor.

Contactează-ne Vezi Serviciile