Servicii complete de digitalizare și management documente pentru companii și instituții din România. Scanare profesională, indexare precisă și implementarea sistemelor moderne de clasificare digitală.
Soluții profesionale pentru fiecare etapă a tranziției către arhivele digitale
Digitalizăm documente fizice cu echipamente de înaltă rezoluție. Procesăm volume mari de arhive, de la documente simple până la materiale complexe cu multiple pagini și formate speciale.
Implementăm sisteme inteligente de indexare care permit găsirea rapidă a documentelor. Creem structuri logice de clasificare adaptate specificului fiecărei organizații.
Proiectăm și implementăm fluxuri digitale eficiente pentru managementul documentelor. Automatizăm procesele de aprobare, arhivare și distribuire a informațiilor.
Instalăm și configurăm platforme moderne de Document Management System (DMS) care centralizează accesul la informații și simplifică colaborarea în echipă.
Asigurăm protecția datelor conform reglementărilor europene. Implementăm sisteme de backup, control acces și audit trail pentru documentele sensibile ale organizației dumneavoastră.
Oferim instruire completă pentru echipele dumneavoastră și asistență tehnică pe termen lung pentru utilizarea eficientă a sistemelor digitale implementate.
De la evaluarea arhivelor până la implementarea completă a sistemului digital
Analizăm volumul și tipurile de documente din arhiva dumneavoastră. Identificăm necesitățile specifice și proiectăm soluția optimă de digitalizare adaptată organizației.
Pregătim documentele pentru scanare prin îndepărtarea agrafelor, sortare și organizare preliminară. Stabilim structura de clasificare digitală împreună cu echipa dumneavoastră.
Realizăm scanarea profesională a documentelor cu echipamente performante. Procesăm imaginile pentru claritate optimă și aplicăm tehnologii OCR pentru recunoașterea textului.
Indexăm fiecare document cu metadata relevantă. Creăm structura digitală de clasificare și organizăm fișierele conform sistemului stabilit pentru acces rapid.
Instalăm și configurăm platforma de management documente. Migrăm arhiva digitalizată în sistem și configurăm permisiunile de acces pentru utilizatori.
Instruim echipa dumneavoastră în utilizarea sistemului digital. Oferim documentație completă și asistență pentru o tranziție lină către noul mod de lucru.
Tranziția către sisteme digitale transformă modul în care organizația dumneavoastră gestionează informațiile și documentele importante.
Găsiți orice document în câteva secunde prin căutare după nume, dată sau conținut. Eliminați timpul pierdut cu căutarea în arhivele fizice.
Eliberați spațiul ocupat de dulapuri și rafturi cu dosare. Arhivele digitale ocupă zero spațiu fizic în birouri.
Multiple persoane pot accesa același document simultan. Facilitează munca în echipă și distribuirea rapidă a informațiilor.
Protejați documentele importante de deteriorare, pierdere sau acces neautorizat. Sistem de backup automat și control strict al permisiunilor.
Experiență în digitalizarea arhivelor pentru diverse domenii de activitate
Primării, consilii județene și instituții guvernamentale care gestionează volume mari de documente administrative.
Organizații comerciale care doresc să optimizeze managementul documentelor contractuale și operaționale.
Spitale și clinici care necesită digitalizarea fișelor pacienților și documentației medicale conform reglementărilor.
Avocați și notari care gestionează dosare voluminoase și necesită acces rapid la documente legale.
Universități și școli care doresc să digitalizeze dosarele studenților și arhivele academice.
Instituții financiare care necesită securizarea și organizarea documentației financiare și contractelor.
Discutați cu echipa noastră despre necesitățile specifice ale organizației dumneavoastră. Vă oferim o evaluare detaliată și un plan personalizat de implementare.
Programează ConsultațieDescoperiți soluțiile complete de digitalizare și management documente. De la pachete pentru volume mici până la proiecte complexe de transformare digitală.
Vezi Toate ServiciileRăspunsuri la cele mai comune întrebări despre digitalizarea arhivelor
Durata depinde de volumul documentelor și complexitatea proiectului. Pentru arhive de dimensiuni medii, procesul complet de scanare, indexare și implementare sistem durează între 2-6 săptămâni. Vă oferim un calendar detaliat după evaluarea inițială.
Digitalizăm orice tip de document: contracte, facturi, dosare personale, planuri tehnice, registre, corespondenţă și materiale arhivistice. Echipamentele noastre procesează documente de diverse formate și condiții, inclusiv materiale mai vechi sau deteriorate.
Aplicăm protocoale stricte de securitate pe tot parcursul procesului. Semăm acorduri de confidențialitate, documentele sunt procesate în spații securizate, iar accesul este strict controlat. Sistemele digitale implementate includ criptare și backup-uri regulate.
După digitalizare și verificare, documentele originale vă sunt returnate organizate. Dacă doriți, vă putem asista cu servicii de arhivare fizică securizată sau distrugere conformă a documentelor care nu mai necesită păstrare în format fizic.
Recomandăm soluții adaptate necesităților fiecărei organizații. Lucrăm cu platforme moderne de DMS care oferă funcționalități complete: căutare avansată, control versiuni, workflow-uri automatizate și integrare cu alte sisteme existente.
Da, toate pachetele includ sesiuni de instruire pentru utilizatori. Echipa dumneavoastră va învăța să folosească eficient sistemul digital: cum să caute documente, să adauge fișiere noi, să gestioneze permisiuni și să utilizeze funcționalitățile avansate.